Inregelen margeoverzichten

Margeoverzichten zijn belangrijk voor payroll-bedrijven die werken met intermediairs. Een margeoverzicht geeft aan hoeveel marge de intermediair aan het payroll-bedrijf mag factureren, dan wel voor welk bedrag het payroll-bedrijf aan de intermediar een creditfactuur moet sturen. Hiertoe wordt in de Flexportal na de verloning in Easyflex een margeoverzicht gemaakt met daarop de factuurbedragen en exacte specificatie.

Indien het menu-item Margeoverzichten nog niet beschikbaar is, neem dan eerst contact op met de servicedesk van Flexportal.

De margeberekening wordt gedaan aan de hand van:

• Declaratieregels
• Contractfases van flexwerkers
• Margefactoren

De declaratieregels en fases komen uit Easyflex. De margefactoren beheer je in de Flexportal. Zodra alle informatie compleet is, kan een margeoverzicht gemaakt worden.

Het menu-item Margeoverzichten bevat de volgende tabbladen:

• Synchroniseren
  voor het synchroniseren van de declaratieregels om een overzicht te kunnen genereren.
• Declaratieregels
  de regels die zijn geïmporteerd middels het overzicht 'Declaraties verwerkt' uit Easyflex.
• Margeoverzichten
  alle gemaakte margeoverzichten.
• Factoren
  factoren ingesteld door de werkmaatschappij, voor het berekenen van de marges. 
• Contractfases
  overzicht van alle contractfases. 
• Wekentelling

Stap 1 - Declaratieregels uit Easyflex importeren

1. Maak in Easyflex het overzicht 'Overzicht urendeclaraties verwerkt' aan (Backoffice > Overzichten > Overzicht urendeclaraties verwerkt).
   Wijzig bij de selectiecriteria alleen de keuze voor rapportagetijdvak en vink de betreffende looncomponenten aan voor het margeoverzicht. Alle andere criteria blijven ongewijzigd!
   Zorg dat de te importeren periodes overzichtelijk zijn, wij adviseren je overzichten per week te maken.
2. Stuur de export van dit overzicht via e-mail naar de Flexportal. Het exacte e-mailadres ontvang je van ons. Het onderwerp van de e-mail moet zijn ''0000 - Overzicht urendeclaraties verwerkt', waarbij je de nummers vervangt door het nummer van jouw werkmaatschappij. Bijvoorbeeld '0123 - Overzicht urendeclaraties verwerkt'. 
3. Ga in de Flexportal naar het menu-item Margeoverzichten > Synchroniseren en klik op de knop Synchroniseren.
4. De declaratieregels waarover margeoverzichten gemaakt moeten worden, staan nu in het tabblad 'Declaratieregels'.

Het is handig om dit overzicht wekelijks automatisch te laten genereren en te mailen naar het betreffende e-mailadres.

Stap 2 - Contractfasen uit Easyflex importeren

Maak eenmalig in Easyflex een match (flexwerker handmatig) met de naam Flexwerkers - Fases met daarin de juiste flexwerkers en de velden Registratienummer en Huidige CAO fase. (Uitvoer samenstellen). Let op, dat alleen deze twee velden (kolommen) in de match staan. Alle andere vink je uit!

Als de match klaar is maak je een csv bestand aan van de resultaten. De inhoud hiervan kopieer je in het grote tekstveld van het tabblad 'Wekentelling'.

Voor hulp bij het maken van een match neem je contact op met de servicedesk van Easyflex.

Voor het wekelijks bijwerken van de contractfases doe je na iedere verloning het volgende:

1. Ga in Easyflex naar Frontoffice > Matching
2. Start de match Flexwerkers - Fases en open het resulterende rapport in Excel
3. Ga in de Flexportal naar Margeoverzichten > Contractfases
4. Kopieer de inhoud van de Excelsheet in het grote tekstveld en klik op Importeren
5. De contractfases zijn nu bijgewerkt

Stap 3 - Margefactoren beheren

Op het tabblad Factoren kunnen per relatie margefactoren worden ingesteld. Hiervoor worden de looncomponenten en faseringen gebruikt die zijn gevonden bij het importeren van de declaratieregels en contractfases.

• Pas de factoren aan, wijzigingen worden direct opgeslagen

Bij het maken van de margeoverzichten worden factoren opgezocht in de hiërarchie flexwerker, relatie, intermediair, payroll-bedrijf. Dit betekent dat op het niveau van het payroll-bedrijf de standaardfactoren kunnen worden ingevoerd, en hier per intermediair (en eventueel per relatie en zelfs per flexwerker) vanaf kan worden geweken.