Bij het instellen van een importschema voor een ontrafelde, rijgeoriënteerde sheet doorloop je verschillende onderdelen. Hieronder wordt per onderdeel uitgelegd welke gegevens je moet invullen.
Importschema
Naam
Vul hier de naam van je importschema in. Bijvoorbeeld de naam van de relatie waarvoor je het schema gebruikt.
Omschrijving
Hier kun je eventueel een omschrijving van het importschema toevoegen.
Beschrijving van de sheet
In dit onderdeel leg je de algemene kenmerken van de te importeren urensheet vast.
Structuur
Selecteer hier de optie 'Dagen van de week onder elkaar en één werkmoment per rij – Row Layout'.
Is ontrafeld?
Geef hier aan hoe de looncomponenten in de sheet zijn opgenomen. Je hebt de keuze uit:
- Ja, de looncomponenten staan onder elkaar met één looncomponent per rij
- Ja, de looncomponenten staan naast elkaar met meerdere looncomponenten per rij
Selecteer de optie die van toepassing is op jouw sheet.
Naam van het werkblad
Vul hier de naam van het werkblad in. Deze naam moet exact overeenkomen met de naam van het werkblad in de Excel-sheet.
Ureninformatie start op rij
Geef aan op welke rij de ureninformatie begint. Standaard staat hier 1 ingevuld.
Maximaal aantal lege rijen
Geef hier aan hoeveel lege rijen er maximaal achter elkaar mogen voorkomen voordat de Importer stopt met het inlezen van informatie. Standaard staat hier 3 ingevuld.
Waar vind je de persoonsinformatie?
Personen koppelen op
Hier bepaal je op basis van welke gegevens de flexwerkers aan de juiste persoon worden gekoppeld. Je kunt kiezen uit:
- Easyflex ID
- Dossiernummer
- Naam
- Naam (achternaam eerst)
- Naam (achternaam, voornaam voorvoegsel)
- Naam (voornaam, achternaam)
- Achternaam
- Naam (Initialen Achternaam)
- Naam (Achternaam Initialen)
- Personeelsnummer
Kolom
Selecteer de kolom waarin de persoonsinformatie staat.
Filter toepassen
Wanneer in één cel zowel een nummer als een naam staan, in deze specifieke volgorde, kun je een filter toepassen om het nummer als identificatie te gebruiken.
Bijvoorbeeld: '1209 Iris ter Hoven'. In dit geval wordt 1209 als personeelsnummer gebruikt om de flexwerker te identificeren.
Waar vind je de datum?
Geef hier aan hoe de datum in de sheet is opgenomen. De datum kan bijvoorbeeld in de koppen van de dagen staan. Een andere mogelijkheid is dat de datum wordt bepaald op basis van een jaar en een weeknummer die in de sheet zijn opgenomen.
Je hebt de volgende opties:
Importeer de datum uit de kolomkoppen
Wanneer je deze optie selecteert, geef je aan in welke kolom en op welke rij de eerste datum in de sheet staat. Vervolgens geef je de datumnotatie op.
Wanneer de celopmaak in Excel al op Datum staat ingesteld, hoef je geen datumnotatie in te vullen. Via de helpknop kun je meer informatie vinden over de verschillende datumnotaties.
Bereken de datum met jaar- en weekinformatie
Wanneer de sheet geen volledige datum bevat, maar een jaar en weeknummer, kun je de datum hiermee laten berekenen.
Geef aan in welke kolom en op welke rij het jaar en het weeknummer in de sheet staan.
Waar vind je de uren?
Standaard staat hier 'Dagtotaal' ingevuld. Deze instelling kan niet worden gewijzigd.
Vervolgens leg je vast in welke kolom de ureninformatie staat en geef je aan of de uren zijn opgenomen in decimalen of als uren en minuten.
Waar vind je de looncomponenten?
In dit onderdeel geef je aan waar de verschillende looncomponenten in de sheet staan. Per looncomponent vul je de volgende gegevens in:
Kolom
Geef aan in welke kolom het looncomponent staat.
Waarde in de sheet
Vul hier exact in hoe het looncomponent in de sheet wordt genoemd. Neem de waarde exact over uit de sheet.
Componenttype
Standaard is hier 'Uren' ingevuld. Deze instelling kan niet worden gewijzigd.
Component subtype
Geef aan om welk type uren het gaat. Je kunt kiezen uit:
- Normale uren
- ORT-uren
- Overwerkuren
Selecteer het type dat van toepassing is.
Percentage
Vul hier altijd het percentage van de uren in. Ook voor normale uren vul je een percentage in. Voor normale uren is dit 100.
Factuurtekst (niet verplicht)
Wanneer je meerdere looncomponenten met hetzelfde percentage hebt, kun je een unieke factuurtekst gebruiken. Dit helpt om de looncomponenten tijdens het ontrafelen correct van elkaar te onderscheiden.
Wil je een nieuw looncomponent toevoegen? Klik dan op 'Voeg nog een looncomponent toe'.
Wil je een looncomponent verwijderen? Gebruik dan de knop 'Verwijder component'.
Waar vind je de functienaam?
Wanneer de functienaam vanuit de sheet moet worden geïmporteerd, vink je deze optie aan. Selecteer vervolgens de kolom waarin de functienaam staat.
Waar vind je de kostenplaats?
Werk je met kostenplaatsen? Vink deze optie dan aan.
Je koppelt altijd op basis van de kostenplaatsnaam. Vul de kostenplaatsnaam in en selecteer vervolgens de kolom waarin de kostenplaats in de sheet staat.
Waar vind je de ploeg / soort / locatie / afdeling / groep?
Deze optie is alleen van toepassing wanneer jouw Flexportal is ingesteld op ontrafelen met shifts.
Wanneer je een sheet importeert waarin uren op basis van verschillende CAO-schema's moeten worden ontrafeld, vink je deze optie aan.
Geef vervolgens aan in welke kolom de verwijzing naar het CAO-schema staat.
Waar vind je de vergoedingen?
Vergoedingen kunnen op twee manieren worden ingelezen:
- Per dag
- Per week
Wanneer een vergoeding op dagbasis wordt verwerkt, moet er op die dag ook een werkmoment aanwezig zijn.
Een vergoeding kan worden ingevoerd op basis van:
- Kilometer
- Stuk
- Bedrag
Om de vergoeding correct te kunnen ontrafelen, moet je de exacte naam van het looncomponent uit Easyflex opgeven.
Waar vind je de relatie?
Deze optie gebruik je wanneer je in één bestand de uren van meerdere relaties tegelijk wilt importeren.
Standaard geef je de relatie op bij het uploaden van een bestand. Wanneer de relatiegegevens al in de sheet staan, selecteer je hier de kolom waarin de relatie is opgenomen.
Waar vind je of het een reisuur is?
Standaard wordt een uur gezien als een werkuur. Wanneer een uur een reisuur is, wordt dit aangegeven met het getal 1.
Vink deze optie aan en selecteer vervolgens de kolom waarin de '1' voor een reisuur staat.
Importschema opslaan en koppelen
Wanneer je alle gegevens hebt ingevuld, klik je op 'Opslaan'.
Vergeet niet om het importschema vervolgens aan de juiste relatie(s) te koppelen. Daarna kun je beginnen met het importeren van de urensheet.
Klik hier voor meer informatie over een ontrafelde matrix georienteerde sheet
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.